Zeigt her Eure Finger: Zeiterfassung vs. Datenschutz
ArbG Berlin, Urteil vom 16.10.2019 – 29 Ca 5451/19 –
Neben der Flut an Nachrichten zur Coronakrise, die in den letzten Wochen sämtliche Nachrichtensendungen sowie von Kanzleien geführte News-Blogs dominiert haben, gibt es tatsächlich auch noch eine (Arbeits-)Welt, die sich weiterdreht. Der EuGH rückte im Mai 2019 mit einem viel beachteten – und von uns in unserem Blogbeitrag vom 31.05.2019 besprochenen – Urteil das Thema „Arbeitszeiterfassung“ in den Fokus. Auf Vorlage einer spanischen Gewerkschaft hatte der EuGH das Unionsrecht zum Arbeitnehmerschutz dahingehend ausgelegt, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, die tägliche Arbeitszeit der Arbeitnehmer vollständig zu dokumentieren und hierfür ein entsprechendes Erfassungssystem zur Verfügung zu stellen. Andernfalls sei das Ziel der geltenden Arbeitszeitrichtlinie, einen besseren Schutz der Sicherheit und der Gesundheit der Arbeitnehmer sicherzustellen, gefährdet. Die Umsetzung dieser Arbeitszeiterfassungspflicht obliegt den einzelnen Mitgliedstaaten. Eine nationale Regelung, beispielsweise ein Arbeitszeiterfassungsgesetz, ist in Deutschland jedoch noch nicht auf den Weg gebracht worden. Insbesondere für diejenigen Betriebe, die bisher nicht „mit der Stechuhr“ arbeiten, sind demnach weiterhin viele Fragen hinsichtlich konkreter Modalitäten eines Arbeitszeitsystems offen. Von umso größerem Interesse ist daher ein Urteil des Arbeitsgerichts Berlin, welches darüber entscheiden musste, ob ein Arbeitnehmer verpflichtet war, ein seitens der Arbeitgeberin eingeführtes Arbeitszeiterfassungssystem, welches mit Hilfe des „Fingerabdrucks“ des Arbeitnehmers funktioniert, zu nutzen.
Der Sachverhalt
Bis die betreffende Arbeitgeberin zum 01.08.2018 das neue Arbeitszeiterfassungssystem namens „ZEUS“ einführte, trugen die Mitarbeiter des Unternehmens sowohl ihre geleisteten Arbeitszeiten als auch ihre Einsatzwünsche auf dem ausgedruckten und ausliegenden Dienstplan per Hand ein. Bezüglich der Einführung des neuen Zeiterfassungssystems informierte die Arbeitgeberin ihre Mitarbeiter per E-Mail. In der Rundmail stellte sie die Funktionsweise des Systems dar und wies darauf hin, dass „ab dem 1.8.2018 ausschließlich die mittels der Zeiterfassung ermittelten Arbeitszeiten gelten. Alles was schriftlich im Dienstplan notiert wird, wird nicht mehr anerkannt.“ Die Arbeitszeiterfassung in dem neuen System erfolgt per sogenanntem Fingerprint.
Der klagende Arbeitnehmer willigte nicht in die Maßnahme ein und weigerte sich in der Folge, das neue Zeiterfassungssystem zu nutzen, woraufhin er von der Arbeitgeberin zweimal abgemahnt wurde.
Mit seiner Klage machte der Arbeitnehmer – unter anderem – gegenüber der Arbeitgeberin nun einen Anspruch auf Entfernung der beiden Abmahnungen aus seiner Personalakte geltend. Hierfür führte er ins Feld, dass er in der Vergangenheit seine Arbeitszeiten präzise und konsequent in dem bisher verwendeten System erfasst habe. Die Arbeitgeberin hielt die Abmahnungen dagegen für berechtigt, da trotz fehlender Einwilligung des Klägers die Verarbeitung der Daten erforderlich sei. Zudem seien alle anderen Zeiterfassungssysteme manipulierbar.
Die Arbeitszeiterfassung mittels Fingerprint
In seinem Urteil fasst das Gericht zunächst den technischen Stand von Arbeitszeiterfassungssystemen zusammen und erklärt dann recht anschaulich die Funktionsweise der Zeiterfassung mittels Fingerprint:
„Erfolgte die Zeiterfassung früher üblicherweise analog mittels Stechuhr, ist heute eine digitale Zeiterfassung, zum Beispiel über softwarebasierte oder webbasierte Zeiterfassungssysteme, teilweise auch per Smartphone oder Tablet, die Regel. Relativ neu ist die digitale Zeiterfassung mittels Fingerprint. Diese Form der Arbeitszeiterfassung soll unter anderem verhindern, dass Mitarbeiter für Kollegen „mitstempeln“ und hierdurch Arbeitszeitbetrug begehen.
Bei der Zeiterfassung mittels Fingerprint meldet sich der Mitarbeiter durch Abgleich seines Fingerabdrucks mit den im Zeiterfassungsterminal gespeicherten Daten im Zeiterfassungsprogramm an und ab. Hierfür werden aus dem Fingerabdruck des Mitarbeiters zunächst so genannte Minutien (individuelle, nicht vererbbare Fingerlinienverzweigungen) mittels eines speziellen Algorithmus extrahiert. Der Minutiendatensatz wird sodann im Zeiterfassungsterminal gespeichert und zum Abgleich des Fingerabdrucks des Mitarbeiters bei der An- und Abmeldung verwendet. Nicht gespeichert wird grundsätzlich der Fingerabdruck des Mitarbeiters. Aus dem gespeicherten Minutiendatensatz kann der Fingerabdruck des Mitarbeiters auch nicht wieder generiert werden.“
Zeiterfassungssystem mit Fingerprint datenschutzrechtlich erforderlich?
Das Arbeitsgericht entschied, dass der Arbeitnehmer einen Anspruch auf Entfernung der beiden Abmahnungen aus der Personalakte hat. Nach ständiger Rechtsprechung des BAG besteht ein solcher Anspruch gemäß der §§ 242, 1004 Abs. 1 BGB, wenn die Abmahnung inhaltlich unbestimmt ist, unrichtige Tatsachenbehauptungen enthält, auf einer unzutreffenden rechtlichen Bewertung des Verhaltens des Arbeitnehmers beruht oder den Grundsatz der Verhältnismäßigkeit verletzt. Das Gericht vertritt in seiner Entscheidung die Auffassung, dass die Arbeitszeiterfassung durch ein Zeiterfassungssystem mittels Fingerprint nicht im Sinne von § 26 I BDSG erforderlich und damit ohne Einwilligung der betroffenen Person oder Vorliegen einer zur Teilnahme an diesem Zeiterfassungssystem verpflichtenden Kollektivvereinbarung nicht zulässig ist. Der Arbeitnehmer war folglich nicht verpflichtet, das zur Verfügung gestellte Zeiterfassungssystem zu nutzen, sodass die diesbezüglich ausgesprochenen Abmahnungen zu Unrecht erfolgt waren.
Da es sich bei den vom Zeiterfassungssystem erfassten Minutiendatensätzen um biometrische Daten nach Art. 9 Abs. 1 DS-GVO und besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von § 26 III BDSG handelt, ist deren Verarbeitung datenschutzrechtlich grundsätzlich verboten. Ausnahmsweise kann die Verwendung nach Art 9 Abs. 2 DS-GVO erlaubt sein. Dies ist der Fall, wenn eine freiwillige Einwilligung, eine Kollektivvereinbarung oder eine Erforderlichkeit der Maßnahme gegeben ist. Mangels Bestehen einer Kollektivvereinbarung oder Vorliegen der Einwilligung des Klägers musste das Gericht lediglich prüfen, ob die Einführung des neuen Zeiterfassungssystems erforderlich im Sinne des Art. 9 Abs. 2 DS-GVO war. Maßgeblich für das Bestehen dieser Erforderlichkeit ist, dass das vom Arbeitgeber gewählte Mittel tatsächlich geeignet ist, den verfolgten Zweck zu fördern, es kein gleichwirksames, aber weniger einschneidendes Mittel gibt und die Interessen des Arbeitnehmers am Schutz seiner Persönlichkeitsrechte nicht die Interessen des Arbeitgebers an der angestrebten Datenerhebung überwiegen.
Nach der Auffassung des Gerichts, war die erhebliche Beeinträchtigung des Persönlichkeitsrechts des Klägers durch die Verwendung des Zeiterfassungssystems mit Hilfe des Fingerprints durch keine der von der Arbeitgeberin vorgetragenen Gründe gerechtfertigt:
„Wenn auch vereinzelt Missbrauch von Zeiterfassungssystemen durch Falscheintragungen oder im Falle einer Stempelkarte durch „mitstempeln“ durch Kollegen auftreten mögen, so ist dennoch in der Regel davon auszugehen, dass sich die weit überwiegende Mehrheit der Arbeitnehmer rechtstreu verhält, also für eine solche Art von Kontrollen keinerlei Anlass gegeben ist, es sei denn, dass konkrete Umstände im Einzelfall (Nachweise über Missbräuche in nicht unerheblichem Umfang) die Erforderlichkeit einer solchen Maßnahme begründen können.“
Die pauschale Behauptung, andere Zeiterfassungssysteme seien manipulierbar, genüge nicht, um einen konkreten Umstand zur Begründung der Erforderlichkeit im Einzelfall darzustellen. Zudem hat die Beklagte nicht dazu vorgetragen, dass der Kläger oder die Belegschaft der Beklagten im Allgemeinen in der Vergangenheit bei der Erfassung der eigenen Arbeitszeit negativ aufgefallen ist.
Einordnung des Urteils mit Blick auf die Arbeitszeiterfassungspflicht
Auch wenn seitens der Beklagten gegen das Urteil des Arbeitsgerichts Berlin Berufung eingelegt worden ist, lässt sich bereits an dieser Stelle festhalten, dass das Gericht bei seiner Entscheidung der vorherrschenden Meinung in der Fachliteratur gefolgt ist. Darin wird die Verwendung von biometrischen Daten zwar bei der Zugangssicherung sensibler Unternehmensbereiche als zulässig angesehen, deren Einsatz bei der Arbeitszeiterfassung jedoch aufgrund der fehlenden Erforderlichkeit abgelehnt.
Hieran scheint sich auch nichts durch das EuGH-Urteil des vergangenen Jahres zu ändern. Einerseits sind die Mitgliedstaaten durch das Urteil angehalten, ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ Arbeitszeiterfassungssystem zu schaffen. Andererseits ließ der EuGH in seinem Urteil offen, ob die Zeiterfassung zwingend durch den Arbeitgeber oder nicht auch in Eigendokumentation durch den Arbeitnehmer selbst erfolgen kann. Demnach wird im Rahmen der Erforderlichkeitsprüfung kaum ein anderes Ergebnis als die Entscheidung des Arbeitsgerichts Berlin zu erwarten sein.
Die vielen Fragen hinsichtlich der Umsetzung des EuGH-Urteils sind dagegen noch lange nicht beantwortet. Die Entscheidung des Arbeitsgerichts Berlin ist lediglich der Auftakt einer Zeit, in der sich deutsche Arbeitsgerichte mit dem Thema der Arbeitszeiterfassung(spflicht) beschäftigen werden. Das Urteil führt dabei aber sowohl dem Gesetzgeber als auch den Arbeitgebern deutlich vor Augen, dass die Zeiterfassung auch in Zukunft so zu erfolgen hat, dass andere gesetzliche Vorgaben, insbesondere aus dem Bereich des (Arbeitnehmer-)Datenschutzes, gewahrt bleiben.
